Årsmøtet ble gjennomført på Hotel Terminus tirsdag 30.3.2004 klokken 1900.
Atten medlemmer møtte, og årsmøtet anså seg selv som beslutningsdyktig iht. vedtektene.
DISSE SAKER BLE BEHANDLET:
1. Saker til dagsorden. Ingen saker var innmeldt, og den videre behandling var av de saker som var meldt i innkallingen til årsmøtet.
2. Godkjenning av innkalling og valg av møteleder og referent. Innkallingen ble godkjent.
Det ble valg: Møteleder Odd Rydland, Referent Pål Magne Bakka
3. Odd Rydland gav Årsrapport på vegne av styret: Det var 12 smakinger i 2003; nemlig: Sør-Frankrike, Østerrike, Burgund 2000, Barolo, Macon, Italienske Hvitviner, Blindsmaking, Champagne, Rieslinglandskamp, Toscana 1999, Chablis, ,Bordeaux 2000. Liste med angivelse av vinene ble utlevert av Rydland. I tillegg kom Odfjell-arrangemen-tet. Dette var 2 mer enn i 2002.
Det var stor interesse for arrangement på Voss, men praktiske forhold – pris ? – ledet til at arrangementet ikke ble gjennomført.
Det har vært tendens til overtegning av arrangementer. Det er usikkert om det er positivt eller negativt ved at det er kø for å delta på arrangementene. Rydland antok at klubben i dag har riktig størrelse. Det ble reist spørsmål om fremtidig organisering av arrangementer. Klubben har ikke fått flere medlemmer, men medlemmene er mer aktive. Det er god ettervekst med nye aktive medlemmer.
Rydland redegjorde for sitt syn på den fremtidige utvikling av klubben. Han var optimistisk, av tre hovedgrunner: For det første gjør e-post-medlemskapet at det er lettere å administrere klubben, med mindre belastning på den som står for dette. For det andre fungerer de nye påmeldingsrutinene meget bra. Det letter byrden for de som arrangerer og ved overtegning slipper man å måtte ringe de det gjelder for å si at arrangementet er blitt overtegnet. For det tredje har klubben nå fått en god vinkjeller. Derved slipper man ”nødssmakinger”, slik at man kan lage planer og at man har velbalanserte fligther. Klubben har tre til fire smakinger på lager til enhver tid.
Det ble dernest diskusjon om gjennomføringen av smakinger. Bruk av e-post informasjon fungerer bra. Det ble etterlyst aktivitet på websiden. Det ble opplyst at denne hadde stått stille fordi webansvarlig ikke hadde hatt kapasitet til å være à jour det siste år.
Rydland stilte spørsmål om et system for å skrive referater fra smakingene fordi websiden, fordi siden, slik den nå fremstod, gav et inntrykk av Vitis Bergensis som Rydlands private vinklubb. Det var ønskelig at andre meldte seg.
Det ble også lansert et forslag om å ha andre publiseringer på websiden, så som en spalte om ”ukens vin”.
4. Regnskapet for 2003 med noter ble gjennomgått.
På grunn av at e-post-medlemmene betaler kr. 100,- mindre i medlemsavgift har innkommet medlemskontingent gått noe ned. Det er for tiden ca. 73 e-post-medlemmer, hvorav 4-5 er styremedlemmer som ikke betaler medlemskontingent. Det er 25 ”vanlige” medlemmer. Regnskapet viser overskudd knyttet til smakinger. Dette er dels fordi klubben får låne lokalene gratis hos Terminus, dels fordi noen dyre viner var korket, slik at man fikk refundert penger fra Vinmonopolet, og dels gaver fra Oddfjell. 5 smakinger har gått med underskudd. Bakgrunnen for dette er at smakinger i større grad enn før ikke er blitt avlyst på grunn av få deltagere, men er blitt tillatt gå med underskudd. Bakgrunnen for dette er at klubben har solid økonomi.
Utgiftene er redusert særlig med hensyn til frankeringskostnader på grunn av innføringen av e-post-medlemskap.
Med hensyn til balansen ble bemerket at verdien av vinbeholdningen er gått opp på grunn av nye innkjøp. Dette er en konsekvens av klubbens gode økonomi. Note 3 skal endres til kr. 1.151,70. Vinbeholdningen er forsikret og forsikringsbeløpet er oppjustert. Klubben har intet utestående over andre medlemmer enn Odd Rydland.
Regnskapet ble enstemmig godkjent.
5. VEDTEKTENE: Det forelå ikke forslag til behandling her.
6. Medlemskontingent for år 2004 ble endret til kr. 200,- for e-post-medlemmer og kr. 300,- for vanlige medlemmer. Bakgrunnen for vedtaket var et ønske om å bygge klubbkjelleren ytterligere opp, dels for å få gjennomføre smakinger av også modne viner, dels for å lette arrangørers og styrets arbeide knyttet til smakinger.
Vedtaket var enstemmig.
7. Valg av styre. Som nytt styre ble enstemmig valgt:
Leder: Odd Rydland
Medlemmer: Ole Martin Skilleås, Eilert Nøttingnes, Olav Røneid Hansen, Nils Ulvedal.
8. Eventuelt. Det er ambisjon om 8 smakinger i 2004. Det har pr. 30.03 vært avholdt 4 smakinger.
Det ble diskutert hvorvidt smakingen burde begynne kl. 18.00 eller 19.00 uten at noen prinsippbeslutning ble truffet.
Det ble uttalt at enhver kan tilby seg å stå for et arrangement.
Det kan være aktuelt å vurdere gjennomført smakinger fra den nye verden.
Styret undersøker spørsmålet om man skal selge overskuddsvin.
Det ble vurdert å gjennomføre et arrangement kalt ”musikk og vin”. Dette ville i tilfelle være et samarbeidsprosjekt. Møtet diskuterte spørsmålet om man kunne bruke e-post-adressene som klubben hadde inne for et slikt formål. Styret ville anvende et skjønn her.
Innkjøpspolicy’en ble diskutert. Begge muligheter burde benyttes, nemlig dels å ta fra klubbens vinkjeller, og dels å gjøre innkjøp.
Alle vedtak var enstemmige.
VEDLEGG: Ingen
Bergen, 1.6.2004
Pål Magne Bakka, referent