Referat fra årsmøte i Vitis Bergensis 

1.      Saker til dagsorden
2.      Godkjenning av innkalling og valg av møteleder
3.      Årsrapport (kort orientering)
4.      Regnskap 2014
5.      Fastsetting av medlemskontingent for 2015
6.      Valg av styre

Sted: Hotel Terminus Søndag 22.04.2018 kl 18.00-19.00

Godkjenning av innkalling og valg av møteleder

22 medlemmer deltok på møtet. 2 kom i løpet av møtet

Innkallingen ble godkjent uten anmerkninger

Odd Rydland ble valgt til ordstyrer og Renato Bonafede til referent

Antall medlemmer

Det er 68 betalende medlemmer i klubben. Dette anses som et bra medlemstall i forhold til de som deltar på smakingene. Det er venteliste for å være med i klubben.

Regnskap

Alle medlemmene mottok regnskapet i god tid i forkant av møtet. Odd gjennomgikk status. Pr dags dato er det et overskudd i klubben på 14.000.-. Beløpet benyttes til å subsidiere dyre smakinger, selv om det viser seg at det er disse som er mest populære. Vinbeholdningen er priset etter innkjøpspris og ikke etter reell (antatt markeds) verdi.

Regnskapet ble godkjent.

Vinbeholdning – note til regnskapet

Klubben har en stor kjellerbeholdning, og den har øket med 40 flasker siden i fjor. Målet for kommende år er å redusere beholdningen, men allikevel å stabilisere kjelleren på eldre viner som kan være vanskelig å få tak i på smakstidspunktet, eller sære viner som kan ha spesiell interesse for klubbsmakinger. Det er en omløpstid på ca 5 år på vinene.

Antall smakinger i 2017 – orientering

Det ble avholdt  12 smakinger i 2017. Variasjoner de siste år har ligget mellom 10  – 15 smakinger. I 2018 legges det opp til 7 smakinger første halvår, og 5 er allerede avholdt.

Kontingent

Klubben drives godt med dagens kontingent, men av regnskapsmessige årsaker er det vanskelig å skille kontingent fra  innbetaling av smakinger. Derfor ble det besluttet å øke kontingenten til 310.- for 2018, for å skille denne fra en typisk smakekostnad på 300.

Kontingentøkningen ble godkjent.

Styret

Styret velges for ett år av gangen. Jan B. Henriksen ønsker å tre ut av styret. De andre styremedlemmene tar gjenvalg. Ny kandidat til styre er Sindre Byrkjeland.

Sindre Byrkjeland ble valg som nytt medlem av styret, og ønskes velkommen

Årsmøtet takker Jan for lang og tro tjeneste i styret, og håper han fortsatt vil bidra med sin kompetanse i å holde smakinger.

Vedtekter

I innkallingen ble det informert om at dagens vedtekter ville bli behandlet som en orienteringssak. Dagens vedtekter har ikke vært endret siden 2008, og det er et ønske om at disse skal gjennomgås.

Punkter som ble nevnt og som skal ses på er:

• Styresammensetning og roller, og om det er årsmøte eller styre som besetter rollene
• Rullering av styre, slik at man sikrer kontinuitet dersom flere plutselig slutter
• Kasserer
• Valg komité
• Revisor

Kommentarer:

Et viktig element i forbindelse med kasserer rollen er at kasserer kan få et godt verktøy for å føre regnskap å styre kontant strømmen slik at regnskapet på en enkel måte kan revideres.

Det er ønskelig med en enkel revisjon som sikrer at det ikke er vesentlige mangler i regnskap og kjellerbeholdning.

Styret fikk i oppgave av årsmøtet å komme med et forslag til justerte vedtekter til neste årsmøte, basert på en total gjennomgang av vedtektene

Sikring av vinbeholdning

I tillegg fikk styret i oppgave å se på hvordan verdiene i vinbeholdning sikres.

Valgkomité

For å komme neste års generalforsmaling litt i forkjøpet, ble det bestemt at det skulle nedsettes en valgkomité. Valgkomitéen får i oppgave å vurdere kandidater til neste års styre. For å sikre en eventuell rullering som kan komme opp som en vedtektsendring, må aktuelle kandidater være villige til å sitte i ett eller 2 år.

Dersom reviderte vedtekter vedtar at det også skal velges en revisor, for ett år av gangen, blir dette en oppgave for valgkomitéen.

Audun Golberg og Sveinung Lid ble valgt til valgkomité.