I – Navn og formål
§ 1 Klubbens navn er Vitis Bergensis.
§ 2 Klubbens formål er:
a) å gjøre det mulig for medlemmene å lære mer om vin, ved å holde vinsmakinger, foredrag, seminarer o.l., alene eller i samarbeid med andre,
b) å fremme interesse for vin generelt, først og fremst i Bergensområdet.
II – Medlemskap og organisasjon
§ 3 Medlemskap er åpent for alle som betaler den til enhver tid fastsatte medlemsavgift, og følger klubbens vedtekter. Medlemsavgift kan ikke kreves for mer enn ett år av gangen.
§ 4 Klubben skal ha et styre bestående av minst 3 personer, hvorav en skal være ansvarlig for klubbens regnskap. Styrets sammensetning for øvrig bestemmes av medlemsmøtet.
Styreverv er ulønnet, likevel slik at styremedlemmer ikke betaler medlemskontingent.
Styret er ansvarlig for klubbens drift. Det gir hjelp til arrangementer som styret eller andre arrangerer for medlemmene, så langt det er mulig. Styret forvalter klubbens navn og godkjenner bruken av dette.
Det er ønskelig at også andre enn styret aktivt deltar i å realisere klubbens formål.
§ 5 [Strøket på årsmøte 23.2.2003].
§ 6 Det skal i første kvartal hvert år holdes medlemsmøte.
Alle som har betalt medlemsavgift for det foregående år har tale-, forslags- og stemmerett. Medlemsmøtet kan gi andre møte-, tale- og forslagsrett.
På ekstraordinært medlemsmøte, har kun de som har betalt medlemsavgift for inneværende år, rettigheter som nevnt i 2.ledd, 1.pkt.
Medlemsmøtet er vedtaksdyktig når enten 1/3 av medlemmene eller minst 10 medlemmer er tilstede.
Endring av vedtektene krever 2/3 flertall på medlemsmøtet (se og § 9, 3. ledd).
Andre avgjørelser gjøres med simpelt flertall. Ved stemmelikhet får det sittende styrets leder en ekstra stemme. Har ikke styret leder, bestemmer styret hvordan stemmen skal brukes.
§ 7 Følgende saker skal alltid fremlegges for medlemsmøtet:
a) rapport om klubbens virksomhet siden forrige medlemsmøte,
b) valg av styre,
c) regnskap for det foregående år,
d) vedtagelse av medlemsavgift for inneværende år. Det kan vedtas en todelt avgift, med en lavere sats for medlemmer som godtar at all korrespondanse gjøres via e-post.
§ 8 Hvis styret, 1/3 av medlemmene eller minst 10 medlemmer skriftlig krever det, skal det holdes ekstraordinært medlemsmøte. Slike møter kan ikke holdes i fellesferien. § 7 gjelder ikke for slike møter.
§ 9 Medlemsmøter etter §§ 6 – 8 skal innkalles skriftlig av styret, slik at innkallingen ved normal postgang er kommet frem minst en uke før møtet. Alle medlemmer skal innkalles, jfr § 6, 2. og 3. ledd.
Innkallingen bør omfatte en liste over de saker som skal tas opp.
Forslag til endring av vedtekter skal alltid sendes ut sammen med innkallingen.
§ 10 Brudd på § 6, 2.-6. ledd eller § 9 medfører at vedtakene er ugyldige.
III – Økonomi
§ 11 Klubben har ikke som formål å gå med økonomisk overskudd.
Vinkostnader ved hvert enkelt arrangement bør bæres av det enkelte arrangement. Kostnader, eller deler av kostnader, ved leie av lokale til det enkelte arrangement kan dekkes av klubbkassen. Styret gis anledning til å fravike dette innenfor rammen av forsvarlig drift.
Den som har hovedansvar for et arrangement er ansvarlig for at det blir satt opp fullstendig regnskap for arrangementet. Dette leveres til den regnskapsansvarlige i styret senest to uker etter at arrangementet er avholdt.
Første ledd er ikke til hinder for at klubben kan legge opp en reservebeholdning for å kunne møte uforutsette utgifter eller underskudd, samt utgifter som nevnt i § 12, 3. ledd.
§ 12 Klubbens kasse bestyres av den regnskapsansvarlige i styret. Kassen omfatter den innbetalte medlemsavgift og andre inntekter klubben måtte få. Alle endelige overskudd skal gå inn i kassen, og kan deretter disponeres til kjøp av vin til klubbens vinkjeller.
Kassen skal først og fremst brukes til administrasjon og drift av klubben, herunder eventuelt medlemsavgift i større sammenslutninger med lignende formål. Uforutsette underskudd, som ikke dekkes på annen måte, kan dekkes av kassen. Dekning av underskudd må godkjennes på første medlemsmøte.
Styret kan trekke på kassen for utgifter til arrangementer hvor inntektene ennå ikke foreligger.
Uttak fra reservebeholdningen skal godkjennes av den regnskapsansvarlige.
IV – Diverse bestemmelser
§ 13 Deltagelse på klubbens arrangementer er åpent både for klubbens medlemmer og andre.
Deltagelse på smakinger innvilges etter et” først til møllen” prinsipp. Sluttstrek for påmelding settes av arrangør ut fra ønsket maksimum antall deltagere på det enkelte arrangement. Medlemmer som melder seg på etter at dette antall er nådd, settes på venteliste etter rekkefølge ved på melding, og innvilges plass etter denne rekkefølgen ved evt. avmeldinger. Alle innkallinger skal angi når påmelding til det aktuelle arrangement kan starte.
Styremedlemmer, arrangører og medlemmer som bidrar med vin til en smaking har alltid fortrinnsrett til denne smakingen. Ikke-medlemmer kan delta på smakinger kun dersom maksimum antall deltagere ikke nås blant klubbens medlemmer.
Styret kan fravike disse reglene hvor særskilte grunner gjør at reglene vil virke urimelig.
Alle medlemmer skal, så langt det er mulig, informeres om alle arrangement i klubbens navn. § 9, 1. ledd gjelder tilsvarende for slik informasjon.
§ 14 Avmelding senere enn to døgn (48 timer) før start av et arrangement hvor man er påmeldt medfører betaling av deltageravgift med mindre det lykkes arrangør å skaffe annen deltager fra venteliste.
§ 15 Ved kjøp av vin fra medlemmer til bruk i Vitis Bergensis’ smakinger betales den opprinnelige kostpris hvis særlige forhold ikke tilsier noe annet.
§ 16 Medlemsmøtet kan ekskludere medlemmer som begår lovbrudd rettet mot klubben, bruker klubben til å begå lovbrudd eller grovt eller gjentatte ganger bryter klubbens vedtekter. Forsøk på slike handlinger omfattes også av denne paragraf.
§ 17 Hvis klubben besluttes oppløst, skal klubbens gjenværende midler anvendes som følger: all gjeld skal dekkes, og de resterende midler brukes til gravvin over klubben. Gravvin skal være åpent for alle klubbens medlemmer, som har krav på innkalling etter de vanlige regler, jfr. § 13, 4. ledd. Det bør holdes minst en tale og utbringes skåler for Kongen, vinen og klubben.
***
Vedtatt i Bergen, den 14. januar 1992. Ajourført med endringer vedtatt på medlemsmøtene 06.01.1993, 18.01.1995, 10.01.1996, 23.01.1997, 04.02.2001, 23.02.2003 og 22.02.2008.